Bulut santral ile toplu robot araması nasıl yapılır?

Bulut santral ile toplu robot araması nasıl yapılır?

Toplu robot arama, belirlediğiniz listeyi otomatik sıra ile arayan ve kaydettiğiniz sesli mesajı dinleten bir sistemdir. Bu yöntemle kısa sürede çok sayıda kişiye duyuru, bilgilendirme veya anket gönderebilir, tuşlama cevaplarını kaydedip raporlayabilirsiniz.

Toplu robot arama ne işe yarar?

Toplu arama, pazarlama duyuruları, kampanya bildirimleri, randevu hatırlatma ve acil bilgilendirme için kullanılır. Canlı personel sayısını artırmadan binlerce hedefe hızlı erişim sağlar. Karşı taraftan tuşlama ile veri alabilir, sonuçları panelde takip edebilirsiniz.

Toplu arama sistemi nasıl çalışır?

1. Numara listesi: Excel veya CSV formatında numara listesi yüklenir.
2. Sesli içerik: Kayıtlı ses dosyası veya metinden otomatik seslendirme seçilir.
3. Arama süreci: Sistem numaraları sırayla arar, açan kişiye mesajı dinletir ve tuşlamaları kaydeder.
4. Tekrar arama: Açmayan veya meşgul hattı belirlenen kurala göre yeniden arar.
5. Raporlama: Her numaranın sonucu panelde görünür; tuşlama bazlı aksiyon alınır.

Bu akış, toplu arama modülünde hazır kurallar ve zamanlama ile yürütülür. Fiber Santral'in toplu arama özellikleri hakkında teknik detay için Toplu arama sayfasına bakabilirsiniz.

Hangi durumlarda toplu robot arama tercih edilir?

• Hızlı duyuru: Kampanya veya acil bildirimleri kısa sürede birçok kişiye ulaştırmak istediğinizde.
• Randevu hatırlatma: Zamanlanan randevuları anımsatmak için.
• Anket ve geri bildirim: Basit seçimler için tuşlama (DTMF) ile veri toplamak istediğinizde.
• Yasal bilgilendirme: İlgili mevzuata uygun, izinli listeler üzerinden bilgilendirme yapıldığında.

Toplu mesaj gönderiminde IYS ve KVKK kurallarına uymanız gerekir; sistem izinli listelerle çalışır ve bu yükümlülük işletmeye aittir.

Başka sistemlere göre avantajları nelerdir?

Bu tablo genel karşılaştırma amaçlıdır; sistem seçimi kullanım amacınıza bağlıdır.

Kurulum ve teslim süreci nasıl işler?

Fiber Santral ekibi kurulumda ihtiyaç görüşmesi yapar, numara ve dahilileri tanımlar, karşılama akışını ve testleri gerçekleştirir. Santral size çalışır hâlde teslim edilir. Kurulum adımları ve teslimat sürecinin ayrıntıları için Kurulum sayfasını inceleyebilirsiniz.

Aramada hangi aksiyonları otomatikleştirebilirim?

• Tuşlama bazlı yönlendirme: Dinleyen kişi bir tuşa bastığında hangi aksiyon alınacağı belirlenir (örneğin daha fazla bilgi için bir temsilciye yönlendirme veya belirli bir kategoriye atma).
• Yeniden arama: Açmayan, meşgul veya ulaşılamayan numaralar seçilen zaman aralıklarıyla tekrar aranır.
• Sonuç kaydı: Her aramanın sonucu (açtı, meşgul, tuşlama yaptı, ulaşılamadı) panelde görünür.
• Otomatik iş akışları: İleri seviye kurulumlarda tuşlama sonucuna göre CRM kaydı, ziyaret planı veya takip mesajı gibi aksiyonlar tetiklenebilir. Bu tür entegrasyonlar için API veya özel CRM entegrasyonu kullanılır.

Toplu aramalar sırasında sesli kayıtlar alınıyorsa, bunların yazıya çevrilmesi ve konuşmacı ayrımı gibi işlemler için Çağrı kaydını yazıya çevirme sayfasındaki hizmetler kullanılabilir.

Arama ayarlarında dikkat edilmesi gerekenler

• Zamanlama: Arama saatlerini hedef kitlenizin uygun olduğu saat aralıklarına göre ayarlayın.
• İzinler: Gönderi listelerinin izinli olması ve KVKK ile IYS kurallarına uyum önemlidir.
• Mesaj içeriği: Açık, kısa ve yönlendirici bir metin hazırlayın; tuşlama yapmasını istiyorsanız talimat net olsun.
• Yeniden arama politikası: Çok sık tekrar arama kullanıcı memnuniyetini düşürebilir; mantıklı bir yeniden arama stratejisi belirleyin.

Toplu aramada sık karşılaşılan sorunlar ve çözüm yolları

• Rehbere kayıtlı olmayan numaralarda iletişim problemleri: Telefon mesajlarında olduğu gibi bazı platformlarda engelleme riski olur; toplu arama sesli arama olduğu için bu risk daha düşüktür.
• Yanıltıcı tuşlama verisi: Yanlış tuşlama kayıtlarını filtrelemek için kısa doğrulama adımları ekleyebilirsiniz (ör. "Tekrar onay için 1'i tuşlayın").
• Arayan numara güvenilirliği: Coğrafi veya 0850 gibi numara tercihleri hedef kitlenin geri dönüşünü etkiler; hangi numaranın uygun olduğunu değerlendirmek için 0850 mi sabit mi? yazısına bakabilirsiniz.

Nasıl başlarsınız? Adım adım

1. Hedef ve liste oluşturun: Kime ne iletmek istediğinizi belirleyin ve izinli numaraları toplayın.
2. Mesaj metni ve ses kaydı hazırlayın: Kısa, net ve tuşlama talimatlı bir içerik oluşturun.
3. Zamanlama ve tekrar kurallarını belirleyin: Hangi saatlerde arama yapılsın, açmayanlara kaç kere tekrar denensin.
4. Test araması yapın: Küçük bir listede sistemi test edip sonuçları kontrol edin.
5. Tam ölçek çalıştırın ve panelden sonuçları izleyin: Panelde her numaranın sonucu ve tuşlama verisi görünür.

Toplu arama sistemi ve uygulama detayları için özellikler sayfasını inceleyebilir, fiyatlandırma ve paket bilgileri için fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.

Güvenlik ve kayıtlar

Sistem çağrı kayıtları tutar; hangi görüşmelerin kaydedildiği ve nasıl saklandığı işletmeye bildirilir. Kayıtların yazıya çevrilmesi, konuşmacı ayrımı ve zamana işaretleme gibi özellikler opsiyoneldir ve kullanım sözleşmesine göre sunulur. Kişisel verilerin işlenmesi ve saklanması konusunda yasal yükümlülüklere dikkat edilmelidir.

Sıkça karşılaşılan teknik özellikler

• Arama saatleri ve kuyruk yönetimi
• Yeniden arama politikaları ve bekleme süreleri
• Tuşlama (DTMF) takibi ve aksiyon tetikleme
• Arama sonucu raporlaması ve CSV/Excel çıktısı
• API ile CRM entegrasyonu ve otomatik iş akışları

Sıkça sorulan sorular

Toplu aramada kaç kişiye aynı anda ulaşabilirim?

Sistem kapasitesi ve paket seçimine göre değişir; Fiber Santral'de paketler dahili sayısına göre düzenlenir. Ayrıntı için fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.

Aramalar kaydediliyor mu, kaydı yazıya çevirebilir miyim?

Evet, çağrı kayıtları alınabilir ve isteğe bağlı olarak yapay zekâ ile Türkçe metne çevrilebilir; konuşmacılar ayrılır ve zaman damgaları gösterilir. Ayrıntılar için çağrı kaydını yazıya çevirme sayfasını inceleyin.

Açmayan numaralara tekrar arama nasıl çalışır?

Sistem açmayan, meşgul veya ulaşılamayan numaraları belirlediğiniz kurala göre yeniden sıralar ve tekrar arar; her numaranın deneme sayısı panelde görülebilir.

Tuşlama (DTMF) ile hangi işlemleri yapabilirim?

Dinleyen kişinin bastığı tuşa göre temsilci yönlendirme, CRM kaydı, otomatik takip mesajı veya anket cevap kaydı gibi aksiyonlar alabilirsiniz. Gelişmiş iş akışları için API entegrasyonu yapılır.

Toplu WhatsApp veya SMS yerine neden arama tercih etmeliyim?

Toplu aramalarda telefona doğrudan erişim ve tuşlama ile doğru cevap alma imkânı bulunur; mesajların bloklanması veya okunmama riski SMS/WhatsApp grubunda daha fazladır.

0212 916 11 77 veya teklif formu